Главная › Новости

Авансовий звіт

Опубликовано: 25.10.2018

Працівник витратив власні кошти на цілі підприємства - чи будуть вони відшкодовані і як це правильно зробити?

 Зміст статті:

Типовий приклад

Під час робочої поїздки по місту (доставка піци, не відрядження) сталося пошкодження шини автомобіля. Водій прийняв рішення полагодити шину на найближчій СТО (запасне колесо було відсутнє). Водій сплатив власні кошти за послуги ремонту на СТО.

Згадав про цю подію лише через місяць, звісно скласти звіт про витрачання власних коштів він забув. Виникає цілком логічне потання: чи існують граничні строки для надання звіту про використання власних коштів працівникіа?

Відповідь залежатиме від того, хто був ініціатором використання особистих коштів працівника. Тому будемо розглядати дві ситуації.

 Матеріали за темою

Ситуація перша — працівник із власної ініціативи вирішив використати особисті кошти в інтерресах підприємства

У норми трудового законодавства такі дії працівника не зовсім вписуються. Це скоріше всього цивільно - правові відносини — вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (ст. 1158 Цивільного кодексу України , далі — ЦКУ). Хоча, згідно листів НБУ від 09.04.2010 р. № 11-115/1846-5613 та Мінюсту від 21.10.2010 р. № 796-0-2-10-19 не зроблено остаточного вибору між трудовим і цивільно-правовим характером правовідносин у випадку використання власних коштів працівника на потреби підприємства.

Якщо майновим інтересам однієї особи (у нашому випадку — підприємству) загрожує  небезпека настання для  неї невигідних майнових наслідків, інша особа (у нашому випадку — працівник) має право вчинити дії, спрямовані на попередження, усунення або зменшення цих негативних наслідків без доручення (ч. 1 ст. 1158 ЦКУ).

► Облік ліквідації основних засобів

Розуміючи, що несплата послуг за ремонт шини на СТО може призвести до більш вагомих витрат, працівник вирішив запобігти негативним наслідкам і оплатив послуги ремонту власним коштом. У подальшому працівник мав повідомити про свої дії керівництво підприємства при першій же нагоді (ч.2. ст. 1158 ЦКУ). Коли працівник не має такої можливосі, то він фактично бере на себе обов'язки завершити правочин (ч. 3. ст . 1158 ЦКУ).

При першій же можливості працівник повинен обов'язково повідомити керівнику підприємства про свої дії та скласти звіт і передати керівнику все, що при цьому було  одержано (ст. 1159 ЦКУ). У нашому випадку працівник разом із звітом повинен передати первинні документи, що були складені на СТО  під час оплати послуг із ремонту шини.

Важко сказати який проміжок часу вкладається в поняття “при першій же нагоді”. Це буде суб'єктивна оцінка у будь-якому разі. Звичайно, можна визначити певні часові рамки наказом (розпорядженням) керівника підприємства, у межах яких працівники повинні надавати звіт у таких випадках. Та це знову лише суб'єктивне бачення норми кодексу.

► Чи може підприємець-єдинник сам собі надати поворотну фінансову допомогу

Працівнику, який вчинив дії у майнових інтересах  підприємства без його доручення, згідно ч. 1 ст. 1160 ЦКУ, надається право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат. Проте, коли працівник не повідомив керівника про свої дії, за першої ж нагоди, то він таке право втрачає (ч. 2. ст. 1160 ЦКУ). Із запитання у нашому випадку зрозуміло, що працівник негайно не повідомив керівника про ремонт шини на СТО. Можна припустити, що насправді не було можливості це зробити.

Намагання працівника зателефонувати на мобільний чи стаціонарний телефони керівника виявилися безуспішними. Після ремонту він завершив виконувати свою роботу і повернувся на територію підприємства, але керівник був відсутній.

Працівник, як ми вже казали, повинен повідомити про свої дії керівника за першої ж нагоди.

► Документи, що підтверджують зняття готівки

Виникнення права на відшкодування понесених витрат

Як тільки дії працівника, стосовно проведення і оплати ремонту шини без доручення схвалить керівник підприємства, надалі до відносин сторін застосовуються  положення про відповідний договір (ч.2. ст. 1158 ЦКУ).

У нашому випадку це буде договір доручення (гл. 68 “Доручення” ЦКУ). Коли роботодавець схвалив дії працівника, це означає, що між ними укладено договір доручення, за яким свою частину зобов'язань працівник уже виконав.

Роботодавцю залишилося виконати свою частину — відшкодувати кошти, витрачені працівником. Правочин працівника можна вважати схваленим, коли особа, яку він представляв (підприємство в особі керівника), учинить дії, що свідчать про прийняття його до виконання (ч. 1. ст. 241 ЦКУ).

У нашому випадку такою дією буде  затвердження керівником звіту працівника про фактично понесені витрати (з додаванням до звіту підтверджувальних документів). Підтвердженням є лист Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266 та лист Мінпраці від 21.08.2009 р. № 193/06/186-09.

► Купуємо воду в офіс: податково-облікові наслідки

Податкові наслідки

У разі, коли керівник не погодиться на відшкодування витрат працівнику, підприємство буде зобов'язане визнати дохід від безоплатно отриманих послуг.

Метою цього визнання буде обкладання підприємства податком на прибуток (пп. 135.5.4 Податкового кодексу України — далі ПК). У податківців можуть бути претензії до підприємства, які стосуються відшкодування витрат, на яке працівник не мав права претендувати (ч. 2. ст. 1160 ЦКУ), оскільки звіт про витрати здійснені без доручення, наданий ним через місяць, а не “за першої нагоди”, або “негайно”.

Це може бути розцінено, як додаткове благо отримане працівником, що підлягає обкладенню податком на доходи фізосіб (пп. “г” пп.164. 2. 17 ПК). Ми вважаємо, що відсутність права вимагати відшкодування  не змінює самої суті операції.

► Виправляємо помилки в обліку

Це не виплата додаткового блага, а все одно, що відшкодування витрат понесених працівником за дорученням, навіть якщо звіт наданий через місяць. Описана нами ситуація схожа з витрачанням особистих коштів працівника під час відрядження.

Податківці, спираючись на  підкатегорії 109.14 ЗІР визнають, що “сума витрат, яка відшкодована найманому працівнику на підставі наданого Звіту про використання коштів виданих на відрядження та під звіт, та оригіналів документів, що підтверджують вартість понесених витрат, не є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, незалежно від того, що аванс не видавався, а витрати, під час відрядження, здійснювалися за власні кошти”.

По суті наша ситуація ідентична до здійсненої працівником операції: за власний кошт та в інтересах підприємства, хоча витрати були понесені не у відрядженні.

Підкатегорія 109.14 ЗІР дає змогу податківцям погодитись, що: “... питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення  виробничих (господарських) питань відноситься до майнових питань між суб'єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України”.

► Реквізити платіжного доручення при сплаті «зарплатних» податків

У тій же категорії : “... питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарськких) питань  регулюється ст. 1159, 1160 ЦКУ та “...”, та оскільки чинним законодавством  визначено строки саме за одержані під звіт кошти саме на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, “...” то у разі несвоєчасного подання Звіту та придбання за влавсні кошти товарів для потреб підприємства (використання власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються”.

У листах Мінфіну від 12. 10.2010 р. № 31-26030-12-29/27606 і від 28 08. 2007 р. № 31-34000-10-25/17266 та листах НБУ від 01. 09. 2006 р. № 11-113/3225-9206 та від 13. 04. 2005 р. № 11-113/1227-3746 фахівці відзначали, що питання придбання працівником за власні кошти  для підприємства ТМЦ  та правомірності їх подальшого відшкодування врегульовані положеннями ст. 1158 і 1160 ЦКУ. 

Отже шлях вибраний нами для пояснень вірний.

Ситуація друга — працівник використав особисті кошти в інтересах підприємства за дорученням керівника

У нашому випадку з пошкодженням шини, працівник міг повідомити керівника про подію за допомогою телефона, а увідповідь отримати від керівника прохання здійснити ремонт за власний кошт із зобов'язанням відшкодувати витрачені кошти.

Це фактично  означає в усній формі укладення договору доручення. Зважаючи на вимогу ч. 2. ст. 208 ЦКУ, звичайно, краще скласти договір у письмовій формі.

Крім випадків прямо вказаних у законі (ч.1. ст. 218 ЦКУ) недотримання сторонами письмової форми договору доручення не призводить до визнання його недійсним. А у главі 68 “Доручення” ЦКУ такої вказівки не існує. 

Працівник у своїх подальших діях повинен керуватися нормами глави 68 “Доручення” ЦКУ, бо за таких обставин можна вважати, що він здійснив ремонт шини за дорученням підприємства. Частина 2 статті 1006 ЦКУ передбачає, що повірений (у нашому випадку — працівник) зобов'язаний негайно надати звіт про виконання доручення, після його виконання та виправдні документи, якщо це вимагається умовами договору та характером доручення. Це — договірні відносини.

► Позичка автомобіля у фізособи: облік та оподаткування

Тому сторонам ніхто не забороняє домовитись про інші строки надання звіту про виконання договору працівником (повіреним). Наприклад, це може бути упродовж місяця чи  іншого прийнятного строку. Як було вищесказано, податківці погоджуються, що складання звіту  при використанні власних коштів регулюється нормами ЦКУ.

Працівник може надати звіт про витрачання коштів упродовж місяця — це не буде помилкою, якщо таке передбачено договором між працівником і підприємством.

Можа вважати, що звіт від працівника (повіреного) можна прийняти в межах загального строку позовної давності, тобто впродовж 3 років (ст. 257 ЦКУ) , навіть коли строк складання звіту  працівником  договором доручення не встановлено, чи звіт не подано у встановлений договором час.

► Оренда авто у фізособи: юридичні та облікові особливості

У підсумку маємо: в обох випадках ЦКУ регулює строки надання звіту про  витрачання власних коштів в інтересах підприємствва. У  випадку, коли працівник здійснив ремонт шини за власною ініціативою, то звіт він повинен надати відразу після проведення і оплати ремонту на СТО, тобто негайно, коли це неможливо, то за першої ж нагоди.

Невиконання цієї умови призводить до втрати працівником права на відшкодування понесених ним витрат. Та  у разі, коли керівник схвалить дії працівника, стосовно проведення та оплати  ремонту шини і, погодиться на відшкодування витрат упродовж місяця чи більше, то таке рішення не потягне за собою жодних податкових наслідків.

Коли дія відбувається за дорученням керівника (ремонт та оплата на СТО), то також передбачене негайне надання звіту. Враховуючи, що це договірні відносини, строки надання звіту можуть змінюватися за домовленістю сторін.